Management Assistant

Introductie
Bij TenneT werken we aan het elektriciteitsnet van morgen. Als Management Assistant speel jij een cruciale rol in het realiseren van een toekomstbestendige energievoorziening. Vanuit jouw specialisme lever je een directe bijdrage aan projecten die Nederland aan houden – vandaag én morgen.

Over TenneT, unit, afdeling en team
TenneT is de toonaangevende Europese netbeheerder en speelt een sleutelrol in de energietransitie. Met meer dan 23.500 kilometer aan hoogspanningsverbindingen en bijna 5.000 medewerkers zorgen we voor een veilige en betrouwbare stroomvoorziening in Nederland en grote delen van Duitsland.
Je gaat aan de slag binnen de unit Grid Field Operations NL (GFN), de unit Discipline Engineering is verantwoordelijk voor het beheer van het onze assets in Nederland en dragen wij zorg voor een effectieve en veilige uitvoering van alle onderhouds- en projectactiviteiten aan het hoogspanningsnet. Om dit allemaal in goede banen te leiden, hebben wij meerdere uitvoerende en projectteams, maar ook een afdeling Execution Management die zich bezighoudt met planning en operational excellence. Omdat er ten behoeve van de leveringszekerheid, maar ook het realiseren van de energietransitie steeds meer werk moet worden verricht, moeten wij niet alleen ons werk slimmer organiseren, maar ook groeien als organisatie en dat allemaal op een veilige manier.
Wij zijn op zoek naar een proactieve en georganiseerde Management Assistant om ons managementteam te versterken. In deze rol ondersteun je meerdere leads (3 a 4) en het team met diverse administratieve en HR-gerelateerde taken voor 32 tot 40 uur.
De werkzaamheden binnen dit team of project dragen bij aan de modernisering, uitbreiding en verduurzaming van het Nederlandse hoogspanningsnet.

De functie:
Jouw werkzaamheden omvatten onder andere:

• Plannen, organiseren en voorbereiden van interne en externe vergaderingen en (project)team evenementen. Indien gewenst verzorg je verslaglegging en bewaking van voortgang/actiepunten;
• Complexe agendabeheer; je prioriteert, plant afspraken in en draagt zorg voor een goede balans in de agenda van meerdere Leads;
• Jij draagt bij aan interne communicatie zoals beheren communicatiekanalen MSTeams / InTenneT en kennissessies;
• Jij coördineert de tijdige verstrekking van bedrijfsmiddelen aan bestaande en nieuwe medewerkers;
• Jij verzorgt en verwerkt inkoopaanvragen in SAP, kennis van SAP is dan ook een grote pré;
• Je werkt nauw samen met een collega management assistant en neemt waar bij afwezigheid.

Wat breng jij mee?

• Minimaal een MBO diploma en hebt ruime ervaring, 5 tot 8 jaar, in een vergelijkbare functie. Bijvoorbeeld als secretaresse niet als PMO’er
• Ervaring in een ondersteunende rol binnen een grote organisatie, is een must.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Goede kennis van MS Office en Teams (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Proactieve werkhouding en gevoel voor prioriteiten;

Belangrijk:

• Kandidaat zal feitelijk de meerdere agenda’s gaan beheren (meest brede zin van het woord) van verschillende Leads binnen de unit Discipline Engineering;
• Kandidaat dient ervaring te hebben binnen grote, complexe organisaties (als TenneT), betreft een harde eis vanuit TenneT;
• Denk voor deze rol aan een een type executive assistant of secretaresse, geen type PMO'er.

Praktische informatie:

• VOG dient binnen te zijn voordat een kandidaat mag starten;
• Bij indiensttreding wordt standaard een Pre Employment Screening (PES) uitgevoerd;
• Standplaats: : Arnhem 2 dagen per week, flexibiliteit hierin is vereist ivm teamoverleg waarbij jou aanwezigheid nodig is. Overige dagen in overleg hybride;
• Aanvraag leent zich helaas niet voor de inhuur van een zelfstandige;
• Optie tot verlenging is aanwezig ja
• Interviews: 1 ronde.

Aanvullende informatie:
• Leveranciers van kandidaten behoren op de hoogte te zijn van de geldende wet- en regelgeving op het gebied van arbeidsvoorwaarden en de (TenneT) cao. Deze inzet valt in schaal 5 van de TenneT cao;
• Wij ontvangen graag de persoonlijke motivatie en het CV in het Nederlands

Screening:
• Pre-employmentscreening: Als de kandidaat mag starten bij de klant, dan zal er een pre-employmentscreening plaatsvinden. Wij sturen u op dat moment de daarvoor benodigde documenten toe. Uw kandidaat mag pas starten na afronding van de pre-employmentscreening. De VOG-aanvraag is onderdeel van de screening vanuit Magnit, de VOG dient binnen te zijn voordat de kandidaat mag starten;
• De kandidaat beschikt over een legitimatiebewijs (een paspoort of identiteitskaart), welke bij intake én op de startdatum van het contract van de kandidaat geldig is en ter controle kan worden overlegd.

Beschikbaarheid:
• Het is van belang dat de kandidaat beschikbaar is voor de hele gevraagde periode in de aanvraag;
• Bij het aanbieden van kandidaat gaan wij ervan uit dat u akkoord bent met de voorwaarden van deze specifieke klant. Bent u niet bekend met deze voorwaarden kunt u die opvragen bij de verantwoordelijke consultant.

BELANGRIJK! Vul alle kandidaat gegevens juist in. Bij onvolledige/onjuiste aanbiedingen is er een risico dat de kandidaat niet aangeboden kan worden en hiermee afgewezen wordt.

Samen zorgen we voor een stabiel en duurzaam energienet. Nederland aan – samen met jou.