Management Assistant

Introductie
Bij TenneT werken we aan het elektriciteitsnet van morgen. Als [functietitel] speel jij een cruciale rol in het realiseren van een toekomstbestendige energievoorziening. Vanuit jouw specialisme lever je een directe bijdrage aan projecten die Nederland aan houden – vandaag én morgen.

TenneT is de toonaangevende Europese netbeheerder en speelt een sleutelrol in de energietransitie. Met meer dan 23.500 kilometer aan hoogspanningsverbindingen en bijna 5.000 medewerkers zorgen we voor een veilige en betrouwbare stroomvoorziening in Nederland en grote delen van Duitsland.

De functie:
Als Management Assistant ben jij de onmisbare schakel binnen het team. Jij zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt: van strak agendabeheer tot een vlekkeloze organisatie van vergaderingen en events. Je bewaakt de balans in de agenda van het management, filtert en handelt inkomende e-mails zelfstandig af en weet prioriteiten moeiteloos te stellen.

Daarnaast organiseer je interne en externe bijeenkomsten en afdelingsevenementen, inclusief verslaglegging en het bewaken van actiepunten. Ook regel je dat nieuwe en bestaande collega’s tijdig over de juiste bedrijfsmiddelen beschikken en beheer je de SharePoint-omgevingen van het team, inclusief documentbeheer.

• Zelfstandig selecteren, prioriteren en afhandelen van inkomende e-mail voor het management.
• Proactief beheren van agenda’s en plannen van afspraken voor de afdelingsmanager en senior adviseur.
• Organiseren, voorbereiden en notuleren van vergaderingen, bijeenkomsten en evenementen.
• Coördineren van de uitgifte van laptops, telefoons en andere middelen aan (nieuwe) medewerkers.
• Beheren en actualiseren van SharePoint-omgevingen, inclusief documentbeheer en -control.
• Uitvoeren van kleinere projecten en fungeren als aanspreekpunt binnen het team.

Met jouw overzicht, discretie en organisatietalent draag je direct bij aan de effectiviteit van het management en de samenwerking binnen het team.

Wat breng jij mee?
Jij bent een stevige en toegankelijke professional met een scherp oog voor overzicht, structuur en discretie. Dankzij je proactieve houding en zelfstandige manier van werken weet je precies wat er nodig is om het management optimaal te ondersteunen. Je communiceert helder, schakelt snel en stelt moeiteloos prioriteiten in een dynamische omgeving. Problemen zie jij als kansen en je bent altijd gericht op het vinden van oplossingen.

• Een afgeronde mbo+ of hbo-opleiding, bij voorkeur in een secretariële, managementondersteunende of administratieve richting.
• Aantoonbare werkervaring als Management Assistant, Executive Assistant of in een vergelijkbare ondersteunende rol (7+ jaar), idealiter binnen een technische of projectmatige werkomgeving.
• Sterke organisatorische en administratieve vaardigheden: je houdt meerdere ballen in de lucht en behoudt het overzicht.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse én Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Vaardigheid met Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) en SharePoint; je leert nieuwe systemen snel kennen en toepassen.
• Analytisch vermogen om zelfstandig informatie te verzamelen, structureren en verbanden te leggen.
• Affiniteit met technische projecten en het vermogen om vaktaal en processen snel eigen te maken.
• Een klantgerichte en professionele instelling, met een positieve uitstraling en het vermogen om als echte ‘spin in het web’ te fungeren binnen het team.
• Je bent stressbestendig, denkt vooruit en neemt initiatief. Dankzij jouw discretie, betrokkenheid en oplossingsgerichtheid maak jij echt het verschil.

Praktische informatie:

• Standplaats: Arnhem TenneT HQ - min 3 dagen per week op kantoor | de rest hybride
• Aanvraag leent zich helaas niet voor de inhuur van een zelfstandige;
• Optie tot verlenging is aanwezig: ja
• Interviews: bijv. 1 ronde op locatie in Arnhem
• VOG dient binnen te zijn voordat een kandidaat mag starten;
• Bij indiensttreding wordt standaard een Pre Employment Screening (PES) uitgevoerd;

Aanvullende informatie:
• Leveranciers van kandidaten behoren op de hoogte te zijn van de geldende wet- en regelgeving op het gebied van arbeidsvoorwaarden en de (TenneT) cao. Deze inzet valt in schaal 5 van de TenneT cao;
• Wij ontvangen graag de persoonlijke motivatie en het CV in het Nederlands ;

Screening:
• Pre-employmentscreening: Als de kandidaat mag starten bij de klant, dan zal er een pre-employmentscreening plaatsvinden. Wij sturen u op dat moment de daarvoor benodigde documenten toe. Uw kandidaat mag pas starten na afronding van de pre-employmentscreening. De VOG-aanvraag is onderdeel van de screening vanuit Magnit, de VOG dient binnen te zijn voordat de kandidaat mag starten;
• De kandidaat beschikt over een legitimatiebewijs (een paspoort of identiteitskaart), welke bij intake én op de startdatum van het contract van de kandidaat geldig is en ter controle kan worden overlegd.

Beschikbaarheid:
• Het is van belang dat de kandidaat beschikbaar is voor de hele gevraagde periode in de aanvraag;
• Bij het aanbieden van kandidaat gaan wij ervan uit dat u akkoord bent met de voorwaarden van deze specifieke klant. Bent u niet bekend met deze voorwaarden kunt u die opvragen bij de verantwoordelijke consultant.

BELANGRIJK! Vul alle kandidaat gegevens juist in. Bij onvolledige/onjuiste aanbiedingen is er een risico dat de kandidaat niet aangeboden kan worden en hiermee afgewezen wordt.

Samen zorgen we voor een stabiel en duurzaam energienet. Nederland aan – samen met jou.