Team Assistant

Introductie:
Bij TenneT werken we aan het elektriciteitsnet van morgen. Als Team Assistant ondersteun jij de grote energieprojecten van binnenuit. Dankzij jouw inzet en organisatorische kracht kunnen de projectteams in Area South optimaal functioneren – en leveren aan een betrouwbare energievoorziening voor vandaag én morgen.

Over TenneT, unit, afdeling en team:
TenneT is de toonaangevende Europese netbeheerder en speelt een sleutelrol in de energietransitie. Met meer dan 23.500 kilometer aan hoogspanningsverbindingen en bijna 5.000 medewerkers zorgen we voor een veilige en betrouwbare stroomvoorziening in Nederland en grote delen van Duitsland.

De functie:
Als Team Assistant binnen de Business Unit Large Projects Netherlands (bestaande uit 6 collega's) ondersteun je meerdere projectteams die werken aan de voorbereiding, aanbesteding en realisatie van grote infrastructurele energieprojecten op vnl locaties Wijchen (voorfase), Breda en Tilburg (realisatie).

In jouw rol zorg je voor de praktische en administratieve ondersteuning van het projectteam. Er wordt een proactieve houding verwacht. Je beheert agenda’s, organiseert vergaderingen, verzorgt verslaglegging en bewaakt actiepunten. Daarnaast ondersteun je bij het structureren van projectdocumentatie, het bijhouden van planningen en het op orde houden van het digitale archief. Je werkt nauw samen met Project Leads en andere teamleden en bent een onmisbare schakel in het soepel laten verlopen van de dagelijkse projectactiviteiten.

• Proactief plannen, organiseren en voorbereiden van interne en externe overleggen en events, indien gewenst verzorg je verslaglegging en bewaking van voortgang/actiepunten
• Verantwoordelijk voor coördinatie en mede-opstellen van specifieke documenten, zoals bijvoorbeeld besluitvormingsnotities en tijdlijndocumenten;
• Beheren van digitale projectdossiers en archivering in SharePoint;
• Signaleren van knelpunten in planning of actiepunten en proactief opvolgen;
• Fungeren als aanspreekpunt binnen het team voor organisatorische en administratieve vragen;
• Zorgen voor duidelijke communicatie richting betrokkenen binnen en buiten het projectteam;
• Meewerken aan de verdere professionalisering van ondersteunende processen binnen Area South;
• Flexibel ondersteunen bij ad-hoc taken of tijdelijke piekbelasting binnen het team.

Je werkt hoofdzakelijk vanuit het hoofdkantoor in Arnhem, maar bent ook regelmatig op (project)locaties in Wijchen en Zuid Nederland actief. Thuiswerken behoort tot de mogelijkheden.

Wat breng jij mee?
Je bent een energieke en gestructureerde ondersteuner die goed gedijt in een projectmatige, technische omgeving. Je houdt proactief overzicht, weet snel te schakelen en werkt zorgvuldig en zelfstandig. Je haalt voldoening uit het ontzorgen van collega’s en het soepel laten verlopen van ondersteunende processen.

• Een afgeronde mbo+ en/of hbo opleiding in een administratieve projectondersteunende richting;
• Aantoonbare ervaring in een ondersteunende functie binnen een projectorganisatie (minimaal 5 jaar), bij voorkeur in een technische omgeving;
• Ervaring met werken binnen meerdere projectteams tegelijk, en het effectief balanceren van uiteenlopende prioriteiten;
• Ervaring met projectmatig werken en gevoel voor deadlines, structuur en besluitvormingsprocessen;
• Goede beheersing van de Nederlandse én Engelse taal, in woord en geschrift;
• Zeer vaardig met Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, Teams) en SharePoint. Voornamelijk diepgaande kennis en aantoonbare ervaring in Excel is een vereiste;

Softskills:

• Je voelt je thuis in een dynamische omgeving met veel verschillende stakeholders en weet hierin overzicht te houden;
• Je hebt een proactieve houding, oog voor detail en sterke communicatieve vaardigheden;
• Je bent in staat om snel te schakelen tussen het werk dynamiek/cultuur van het hoofdkantoor en de (project)locaties.
• Je bent sterk in het navigeren door complexe situaties. Je luistert actief naar je team, begrijpt de impact van je werk op anderen en communiceert op een diplomatieke manier om samenwerking te bevorderen. Je staat stevig in je schoenen, neemt niet zomaar iets aan op basis van een eerste indruk en durft kritische, maar constructieve vragen te stellen.
• Je bent flexibel, durft het initiatief te nemen, klantgericht, stressbestendig en een echte teamplayer.
• Je bent bereid wekelijks te reizen naar de verschillende locaties.
• Kernwoorden: ontzorgen, proactief, initiatiefrijk, leergierig, flexibel, mensenkennis, sterk communicatief

Praktische informatie:

• Standplaats: Arnhem TenneT MCe (2-3 x per week, Donderdag vaste dag) en(project)locaties in Wijchen en Zuid Nederland 1-2 per week;
• Hybride werken is optioneel en in overleg bij een 40-uurige werkweek;
• Bij een zeer geschikte kandidaat kan er overleg worden gehouden voor 32 uurige werkweek;
• Aanvraag leent zich helaas niet voor de inhuur van een zelfstandige;
• Optie tot verlenging is aanwezig: ja;
• Interviews: 2 rondes, 1 kan optioneel online, 2de op locatie in Arnhem (MCe);
• VOG dient binnen te zijn voordat een kandidaat mag starten;
• Bij indiensttreding wordt standaard een Pre Employment Screening (PES) uitgevoerd;

Aanvullende informatie:

• Leveranciers van kandidaten behoren op de hoogte te zijn van de geldende wet- en regelgeving op het gebied van arbeidsvoorwaarden en de (TenneT) cao. Deze inzet valt in schaal 5 van de TenneT cao;
• Wij ontvangen graag de persoonlijke motivatie en het CV in het Nederlands;

Screening:
• Pre-employmentscreening: Als de kandidaat mag starten bij de klant, dan zal er een pre-employmentscreening plaatsvinden. Wij sturen u op dat moment de daarvoor benodigde documenten toe. Uw kandidaat mag pas starten na afronding van de pre-employmentscreening. De VOG-aanvraag is onderdeel van de screening vanuit Magnit, de VOG dient binnen te zijn voordat de kandidaat mag starten;
• De kandidaat beschikt over een legitimatiebewijs (een paspoort of identiteitskaart), welke bij intake én op de startdatum van het contract van de kandidaat geldig is en ter controle kan worden overlegd.

Beschikbaarheid:
• Het is van belang dat de kandidaat beschikbaar is voor de hele gevraagde periode in de aanvraag;
• Bij het aanbieden van kandidaat gaan wij ervan uit dat u akkoord bent met de voorwaarden van deze specifieke klant. Bent u niet bekend met deze voorwaarden kunt u die opvragen bij de verantwoordelijke consultant.

BELANGRIJK! Vul alle kandidaat gegevens juist in. Bij onvolledige/onjuiste aanbiedingen is er een risico dat de kandidaat niet aangeboden kan worden en hiermee afgewezen wordt.

Samen zorgen we voor een stabiel en duurzaam energienet. Nederland aan – samen met jou.